Par Melissa Méridan et Ludivine Prosper
Photo : Sarah Ruhullah
Être chef d'entreprise, c’est souvent être aussi employeur. Une casquette encore différente de celles de gestionnaire, de visionnaire, de stratège que demande la création et la gestion d’entreprise. Si certaines activités nécessitent dès leur lancement le recrutement de salarié(e)s, d’autres peuvent démarrer sans, reposant uniquement sur le chef d’entreprise. Pour ces dernières, leur développement les amènera à envisager de faire grandir l’équipe afin que l’entreprise elle-même grandisse. Quel que soit le moment du premier recrutement, la décision de recruter est une étape charnière pour l’entreprise et l’optimisation du choix du candidat est capitale !
Les signes m’indiquant qu’il me faut recruter
Plusieurs éléments peuvent vous amener à envisager un recrutement : vous n’arrivez plus à tout faire seul ? Les délais de réponse vis-à-vis de vos clients sont de plus en plus longs, vous faisant ainsi perdre en professionnalisme et potentiellement des clients et/ou prospects ? Votre présence sur le terrain ralentit le développement stratégique de votre structure ? Vous avez atteint votre objectif de chiffre d’affaires à partir duquel vous aviez projeté le recrutement d’un(e) salarié(e) selon votre plan de développement ? Ou encore, vous êtes en cours de création ou de reprise, et il est évident que votre business model ne fonctionnera pas sans collaborateur(trice)(s) ? Autant de raisons vous amenant à recruter pour la première fois !
© Laura Chouette
Qu’est-ce que cela va changer pour moi ?
Vous devenez employeur et manager ! Devenir employeur, c’est s’engager dans une relation contractuelle et humaine avec un(e) salarié(e). Cette collaboration est alors formalisée à travers un contrat de travail, lui-même encadré par les dispositions réglementaires du Code du travail et de votre convention collective. D’où la nécessité d’avoir un contrat de travail bien rédigé, adapté, qui ne vous enfermera pas dans la situation actuelle de votre entreprise, mais qui laissera un champ d’action non négligeable à votre pouvoir de direction pour l’avenir. Mais au-delà, vous devenez manager ! Ce qui suppose des compétences et/ou aptitudes managériales. Une part de votre activité consistera désormais à donner un cadre, organiser le travail, déléguer, motiver, définir des objectifs communs et individuels, communiquer, accompagner, suivre dans le temps… Et cela, c’est aussi du temps. Il vous faut donc vous réorganiser de manière à intégrer cette nouvelle casquette qui, ne l’oubliez pas, vous libérera du temps pour vous consacrer à d’autres missions, ou vous permettre de mieux faire vos missions et par voie de fait : augmenter la performance de l’entreprise !
Et pour mon entreprise, quels changements ?
Le premier changement est d’ordre financier, puisque recruter un(e) collaborateur(trice) c’est générer une masse salariale et donc ajouter un nouvel investissement pour l’entreprise. Recruter c’est donc faire évoluer les indicateurs de l’entreprise : votre point mort économique ne sera plus le même (seuil de chiffre d’affaires pour lequel l’entreprise ne perd pas d’argent, mais n’en gagne pas non plus), votre besoin en trésorerie évoluera également… Vous l’aurez compris l’impact nécessite d’anticiper : le coût réel du recrutement, le retour sur investissement attendu pour ce recrutement et la capacité de votre entreprise à absorber ce dernier dans la durée. Il s’agit donc d'établir des prévisionnels fiables et réalistes, vous permettant ainsi de rendre compatibles votre besoin en recrutement, votre capacité à recruter et les modalités de recrutement que vous choisirez ! Par ailleurs, en intégrant un ou des collaborateur(trice)s, l’entreprise élargit le spectre de ses parties prenantes. En effet, de nouveaux interlocuteurs tels que l’URSSAF, la médecine du travail, la DIECCTE, OPCO, entre autres, deviennent des acteurs à considérer.
© Sarah Ruhullah
Comment réussir mon recrutement ?
Recruter est un processus qui se décline en plusieurs phases qui s’assemblent pour ainsi dire. Bien recruter induit la bonne maîtrise de l’interdépendance de chacune de ces phases pour créer les conditions favorables à la réussite de votre recrutement.
Définir votre besoin.
L’objectif est de cerner au plus près le besoin présent et futur de votre entreprise. Pour ce faire, mettre en perspective votre performance économique présente et celle souhaitée avec votre organisation actuelle et celle qui serait optimale sera une base pour la création d’une fiche de poste adaptée aux besoins réels de votre entreprise.
Les bonnes questions à vous poser : Quels sont mes objectifs financiers, qualitatifs, quantitatifs ? Quel est mon niveau de performance actuel ? Comment puis-je atteindre mes objectifs : nombre de collaborateurs(trices) nécessaire(s), les postes indispensables… ? Quel est le poste que j'ai à pourvoir ? Quelles en sont les principales missions et activités ? Quel sera l'impact direct et indirect du poste sur le résultat de l'entreprise ? Quelles sont les compétences indispensables, utiles ? Quel est le niveau de technicité requis ? Quel niveau de qualification ? Est-ce un besoin ponctuel ou durable ? Quel type de contrat ? Existe-t-il des perspectives d'évolution ?
Nos astuces : évaluer la technicité du poste vous permettra de définir notamment le type de contrat ; évaluer la charge de travail qui sera confiée afin de déterminer si vous avez besoin d'un temps plein ou partiel ; évaluer la durabilité du besoin (intérim, CDD ou CDI ?).
(…) il conviendra de manager au quotidien cette relation de travail, d’anticiper les évolutions de votre activité et de développer les compétences de votre entreprise…
Définir le coût.
L’enjeu est de maîtriser l’ensemble des coûts liés au recrutement envisagé, afin de ne pas être surpris par le coût réel du/de la collaborateur(trice).
Les bonnes questions à vous poser : Quel sera le coût global ? Quel en sera le coût indirect (temps à consacrer, ressources externes, investissement matériel…) ? Des aménagements sont-ils nécessaires pour accueillir le/la collaborateur(trice) ? Si oui, quel budget ? Quelle est la meilleure politique de rémunération à mettre en place pour ce poste ?
Nos astuces : Utiliser les simulateurs URSSAF ou Pôle Emploi pour estimer le coût de l’embauche, solliciter l'appui d'un expert RH vous aidera à créer une politique de rémunération souple pour l'entreprise, attractive pour le/la salarié(e) et au service de votre stratégie globale (fixe, variable, avantages en nature, véhicule de fonction ou de service, chèque cadeau…), vérifier votre éligibilité aux aides à l’embauche existantes selon votre situation et votre stratégie de recrutement : zones franches, publics prioritaires… https://www.service-public.fr/ (rubriques : aides à l’embauche).
Recruter soi-même ou externaliser le recrutement ?
Recruter vous-même est une possibilité si vous avez les compétences et le temps nécessaires à la conduite d’un processus de recrutement de A à Z (rédaction et diffusion de l’annonce, gestion des candidatures, entretiens téléphoniques et physiques, test(s), gestion des candidatures non retenues, faire des contrôles de référence en bonne et due forme, valoriser votre marque employeur à travers le processus de recrutement…). L’autre choix qui s’offre à vous, c’est l’externalisation.
La gestion des candidatures.
Selon le poste à pourvoir et le profil recherché, la diffusion de votre annonce entraîne la réception d’un flux plus ou moins important de candidatures. Aussi, il est capital de s’organiser pour être efficace. En effet, comment traiter le flux de candidature ? Comment répondre aux candidats ? Comment décider, choisir un profil ? Nous vous recommandons de vous outiller d’une grille d’appréciation objective selon les critères requis au poste, d’automatiser les réponses aux candidatures, de prendre le temps de répondre aux personnes reçues en entretien et de ne pas perdre de vue votre marque employeur qui a un impact auprès de vos futurs collaborateur(trice)s, mais aussi auprès de votre clientèle.
Confirmer le/la candidat(e) et préparer son arrivée.
Le recrutement d’un(e) collaborateur(trice) se concrétise par quelques démarches administratives qu’il vous appartient de mener. Un élément essentiel est la rédaction d’un contrat de travail adapté à votre besoin, à votre entreprise et qui permettra une souplesse utile aux potentielles évolutions de votre structure. N’hésitez à vous faire accompagner d’un(e) expert(e) RH et/ou d’un(e) juriste en droit social en la matière.
Autres démarches : réaliser la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à partir du 8e jour avant l’arrivée du candidat (www.net-entreprises.fr), créer votre registre du personnel et y inscrire vos embauches et départs de l’entreprise, procéder à l’affiliation aux organismes de retraite complémentaire obligatoire (ARRCO pour les salarié(e)s, AGIRC pour les cadres), organiser la visite d’information et de prévention (anciennement appelé visite médicale d’embauche). Pour les CDD, préparer le Bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF) qui sera à remettre au candidat. Dans le cas d’embauche de salarié(e)s de nationalité étrangère : il convient d’adresser au moins 2 jours avant la date de démarrage du contrat une lettre RAR ou un mail à destination de la Préfecture, accompagné d’une copie du titre présenté par le candidat. L’objectif étant de s’assurer de l’existence d’une autorisation de travail pour ce(cette) candidat(e). Enfin, engager les démarches concernant les aides existantes auxquelles vous êtes éligible.
© Karabo Ndluli
Préparer et réussir l'intégration et la période d'essai.
Au-delà des démarches administratives, il vous est nécessaire de créer les conditions favorables à l’intégration du/de la collaborateur(trice).
Nos conseils : assurez-vous de lui réserver un espace de travail cohérent avec la mission que vous lui confiez, et de lui mettre à disposition dès son arrivée l’ensemble des équipements nécessaires à sa prise de fonction. Nous vous recommandons également de préparer un accompagnement d’intégration, comprenez par là, accordez-lui du temps pour une présentation plus détaillée de votre entreprise, de sa raison d’être et de son impact sur l’économie. N’hésitez pas à contextualiser le rôle du ou de la salarié(e) dans la chaîne de création de valeur de votre structure. Un accompagnement dans les missions sera également un moyen de partager vos pratiques et de les ancrer dans les process internes. Capitalisez la période d’essai ! Tout l’enjeu consiste à manager au mieux ce laps de temps afin d’en faire un véritable outil d’aide à la décision quant à la pérennité de la relation de travail. Pour cela, il est utile de programmer des points d’étape réguliers basés sur des critères d’appréciation objectifs, au regard des compétences attendues.
En résumé, réussir son recrutement est à la portée de tous, dès lors qu’il y a une véritable réflexion, une véritable stratégie, le temps nécessaire consacré et des outils adaptés utilisés au bon moment ! Pour finir, gardez en tête que le recrutement n’est qu’un premier pas vers votre objectif de performance globale, car une fois le/la collaborateur(trice) embauché(e), il conviendra de manager au quotidien cette relation de travail, d’anticiper les évolutions de votre activité et de développer les compétences de votre entreprise à travers le développement des compétences de votre collaborateur(trice), sans oublier les vôtres !